Frågor och svar (FAQ) - Kommun & politik

Kommunens organisation

Vad är en kommun?

En kommun är en del av Sverige och är en politiskt styrd organisation. Det är de förtroendevalda som har huvudansvaret för den kommunala verksamheten. Sverige är uppdelat i 290 kommuner. En kommun är begränsad till ett geografiskt område och är en personsammanslutning. Det vill säga kommunen har medlemmar som består av dem som är folkbokförda, äger fast egendom i kommunen, eller är taxerad för kommunalskatt i kommunen.

En kommun får själv ta hand om sådana angelägenheter av allmänt intresse som har anknytning till kommunens område eller deras medlemmar och som inte ska skötas enbart av staten, av en annan kommun eller någon annan.

Det kommunala självstyret ger kommunen stor frihet att själv bestämma om sin verksamhet. Men en kommun är skyldig att driva vissa verksamheter, medan andra verksamheter är frivilliga.

Det här måste kommunen erbjuda

  • Förskoleverksamhet och skolbarnomsorg
  • Förskoleklass, grundskola, gymnasieskola och särskola
  • Kommunal vuxenutbildning
  • Svenska för invandrare
  • Socialtjänst, inklusive individ- och familjeomsorg
  • Omsorg om äldre och funktionshindrade
  • Hälso- och sjukvård i särskilt boende
  • Stadsplanering och byggfrågor
  • Hälso- och miljöskydd
  • Renhållning och avfallshantering
  • Räddningstjänst
  • Vatten och avlopp
  • Bibliotek
  • Krisberedskap
  • Kollektivtrafik (tillsammans med landstingen)
  • Bostadsförsörjning


Det här är frivilligt för kommunen att erbjuda

  • Öppen förskola
  • Fritidsverksamhet
  • Byggande av bostäder
  • Energi
  • Hälso- och sjukvård i hemmet
  • Sysselsättning
  • Näringslivsutveckling
  • Kultur

Lagar och styrdokument

Offentlighet och sekretess

Vad innebär offentlighetsprincipen?

Offentlighetsprincipen innebär att alla har rätt att ta del av allmänna handlingar hos statliga och kommunala myndigheter. Samma sak gäller även hos kommunala bolag där kommunen har ett rättsligt bestämmande inflytande.

Vad är en allmän handling?

En allmän handling är en handling som har kommit in till eller är upprättad och förvarad hos en myndighet. Allmänna handlingar är enligt offentlighetsprincipen offentliga och tillgängliga för alla att ta del av, om det inte handlar om sekretessbelagda (hemliga) uppgifter.

Utgångspunkten är att handlingar som rör myndigheters verksamhet är offentliga, men enskilda uppgifter i handlingarna kan vara sekretessbelagda. Det spelar ingen roll hur handlingarna har skapats, distribuerats eller lagrats. Det är innehållet som styr om de är allmänna eller sekretessbelagda.

Vad räknas inte som en allmän handling?

Arbetsmaterial som till exempel minnesanteckningar (PM, andra anteckningar eller upptagning) som endast är till för ärendets presentation eller beredning räknas inte som allmänna handlingar. Inte heller utkast, koncept eller interna meddelanden inom en myndighet är allmänna. Detsamma gäller ojusterade protokoll eller tjänsteskrivelser som inte behandlats i nämnden.

Hur får allmänheten tillgång till allmänna handlingar?

Om du vill ta del av en allmän handling ska du vända dig till den myndighet som förvarar handlingen. Varje nämnd i kommunen tillhör en förvaltning och är en egen myndighet. Det betyder att om du vill ta del av en handling som till exempel rör grundskolan ska du kontakta utbildningsförvaltnignen i Ljusdals kommun. Du har rätt att läsa handlingen på stället (om den inte är hemlig). Det finns ingen fast tidsgräns för när en handling ska lämnas ut, men myndigheten kan inte vägra på grund av tidsbrist. Däremot måste myndigheten få den tid som behövs för att sekretessgranska handlingar som någon begär att få. Myndigheten kan också neka att sammanställa uppgifter som kräver betydligt mer än rutinbetonade åtgärder.

Måste jag identifiera mig för att få tillgång till allmänna handlingar?

Du har rätt att begära ut handlingar utan att berätta vem du är eller vad du ska ha handlingen till. Om vissa uppgifter är sekretessbelagda har myndigheten rätt att ställa frågor för att kunna göra en sekretessgranskning. Sekretessbelagda uppgifter kan i vissa fall lämnas ut med vissa villkor.

Kan jag få en kopia på handlingarna?

Alla handlingar som du har rätt att se har du också rätt att få kopior på. Kommunfullmäktige i Ljusdals kommun har beslutat om en taxa som gäller för kopior av allmänna handlingar.

Det är myndigheten som avgör om en handling ska skickas med e-post eller inte. Det finns inte någon lagstadgad skyldighet att skicka kopior på allmänna handlingar via e-post.

Så kan du överklaga kommunens beslut

Vem har rätt att överklaga?

Om du berörs av ett förvaltningsbeslut som gått emot dig kan du överklaga det ifall det är ett beslut som går att överklaga. Det framgår i själva beslutet om det går att överklaga. Vid förvaltningsbesvär kan domstolen pröva både beslutets laglighet och faktiska innehåll (lämplighet). Domstolen kan vid förvaltningsbesvär ändra det överklagande beslutet.

Det är bara du som är folkbokförd i kommunen, äger fastighet där eller är taxerad för kommunalskatt där som får göra laglighetsprövningar (Kommunallagen 1:4, 10:1). Vid laglighetsprövning kan domstolen endast pröva lagligheten, det vill säga kontrollera om det gått rätt till när beslutet meddelats eller om det strider mot lagen. Vid en laglighetsprövning kan ett beslut bara bli upphävt. Domstolen kan alltså inte ändra ett beslut som överklagats genom laglighetspröving.

Vilka tidsgränser gäller för överklagande?

Om du vill överklaga genom förvaltningsbesvär ska du lämna in en skriftlig överklagan till myndigheten som fattat beslutet inom tre veckor från att du fått ta del av beslutet. I skrivelsen ska du ange vilket beslut du överklagar och vilken ändring du begär. 

En begäran om laglighetsprövning ska du lämna in skriftligt till den förvaltningsrätt kommunen tillhör. Det innebär att om du vill klaga på beslut som Ljusdals kommun fattat ska du vända dig till förvaltningsrätten i Falun. Då ska du tala om vilket beslut det handlar om och varför du tycker att det ska prövas. Du måste lämna in överklagan inom tre veckor från det att kommunen anslagit det justerade protokollet över beslutet.

Myndighetsutövning

Har olika parter rätt att ta del av uppgifter i ärenden som rör myndighetsutövning?

När ett ärende handlar om myndighetsutövning mot en privatperson ska hen få reda på om någon annan lämnat in nya uppgifter i ärendet och få möjlighet att yttra sig över dem. Myndigheten är därför skyldig att låta den berörde få ta del av och kommentera uppgifterna. Men myndigheten får avgöra ärendet utan att personen fått yttra sig om:

  • avgörandet inte går emot personen
  • uppgiften saknar betydelse eller om åtgärderna inte behövs
  • ärendet rör tillsättning av tjänst, antagning för frivillig utbildning, betygsättning, tilldelning av forskningsbidrag eller något jämförbart och det inte rör prövning i högre instans efter överklagande
  • det kan innebära att det blir betydligt svårare att fatta beslut 
  • avgörandet inte kan skjutas upp

Myndigheten bestämmer om den enskilde ska få information muntligt, genom vanligt brev, delgivning eller på något annat sätt.

Krävs det att beslut motiveras?

När en myndighet fattar beslut i ett ärende som rör myndighetsutövning mot en privatperson ska myndigheten redovisa skälen till beslutet. Men det behövs inte om:

  • beslutet inte går emot någon part, eller om det av någon annan anledning inte är nödvändigt att informera om skälen
  • beslutet rör en tjänstetillsättning, antagning till frivillig utbildning, betygsättning, tilldelning av forskningsbidrag eller liknande
  • det är nödvändigt med anledning av att vissa sekretessbelagda uppgifter ska kunna skyddas
  • ärendet är så brådskande att det inte finns tid för beslutsmotivering
  • beslutet är så kallat normbeslut /om ärendet gäller meddelande av föreskrifter enligt 8:e kapitlet, regeringsformen och det inte gäller prövning i högre instans efter överklagande.

Om skälen utelämnas bör myndigheten informera om dem i efterhand om den enskilde begär det.

Jävsregler

Släktskapsjäv

En förtroendevald/anställd är jävig om ärendet angår hens make/maka, sambo, föräldrar, barn, syskon eller annan närstående eller om ärendets utgång kan ge särskild nytta eller skada för en närstående.

Ställföreträdarjäv

En förtroendevald/anställd är jävig om hen eller någon närstående representerar personen som ärendet gäller eller någon som skulle kunna ha nytta eller skada av ärendets utgång.

Ombuds- och biträdesjäv

En förtroendevald/anställd är jävig om hen varit ombud eller biträtt en person i ärendet mot ersättning. Den som fört talan som ombud för en part får därför inte handlägga ärendet.

Delikatessjäv

En förtroendevald/anställd är jävig om det finns andra skäl som kan riskera att hen är partisk i ärendet.

Jäv i kommunfullmäktige

En ledamot i kommunfullmäktige får inte delta i handläggningen av ett ärende som berör hen personligen eller hens make, sambo, föräldrar, barn eller syskon eller någon annan närstående.

Mutor

Det är inte tillåtet att ta emot mutor eller erbjuda mutor till andra. Lagen ställer särskilt höga krav på medarbetare i offentlig sektor. I Ljusdals kommun är riktlinjerna tydliga. Allt kommunen gör ska kunna redovisas öppet.

Situationer som rör myndighetsutövning och offentlig upphandling är mycket integritetskänsliga. Därför ska Ljusdals kommuns medarbetare se varje förmån som olämplig om den kan påverka beslut i jobbet. När domstolen prövar fall gör de alltid en samlad bedömning av alla omständigheter som har betydelse i det enskilda fallet. Det hjälper alltså inte att den som tagit emot en förmån kan visa att hen inte har påverkats.

Kommunens medarbetare uppmanas att vara särskilt försiktiga vid personliga erbjudande som måltider, konferenser och resor, eller mer dolda förmåner som till exempel inköp till ”självkostnadspris”. Om en måltid eller gåva är på gränsen är det bättre att tacka nej.

Exempel på rättsfall från andra kommuner

Här kan du läsa om några exempel från andra kommuner där medarbetare eller politiker tagit emot mutor.

Medarbetare inom hemtjänsten
En kvinna som arbetar inom hemtjänsten fick reda på att det äldre paret som hon arbetar hos skulle sälja sin bil. Kvinnans dotter fick köpa bilen för 3 000 kronor, trots att den hade värderats mycket högre. Vårdbiträdet fälldes för mutbrott och dottern för medhjälp.

Politiker
Två kommuner diskuterade och utredde frågan om att upphandla privata vård- och omsorgsutförare. Ett av företagen som var med i upphandlingen bjöd en politiker från vardera kommun på en konferensresa med biljetter till ishockey-VM i Helsingfors. Chefen på företaget dömdes för besticknin och politikerna dömdes för mutbrott.

Chef inom kommunalt bostadsbolag
Chefen tog emot 23,8 ton tegel, värt 85 000 kronor, av ett byggbolag för att använda till sin privata villa. Han betalade bara för frakten och syftet var att bolaget skulle gynnas i kommande upphandlingar. Chefen dömdes i tingsrätten för grovt mutbrott till sex månaders fängelse. Brottet kvalificerades som grovt eftersom han i egenskap av chef hade det övergripande ansvaret för upphandlingar. Mannen överklagade till hovrätten som lade ned ärendet eftersom brottet hann preskriberas.

Handläggare och upphandlingschef
Chefen på en byggfirma betalade för Ålandsresor, flera luncher och
kafébesök till ett belopp av närmare 8 000 kronor för en handläggare och en biträdande chef på kommunens upphandlingsenhet. Byggnadsfirmans chef dömdes för bestickning till dagsböter, handläggaren till villkorlig dom och dagsböter och den biträdande chefen till dagsböter.

Allmänna frågor om GDPR

Vad gäller kring öppenhet?

Fråga: När det gäller öppenhet. Hur ska informationen ske? Räcker det med en allmän information på till exempel hemsidan?

Svar: Man kan lämna generell info på hemsidan men måste man ju nå ut till medborgarna för att tala om att informationen finns där.

Vad är skillnaden mellan rättslig förpliktelse och myndighetsutövning?

Fråga: Vad är det för skillnad på rättslig förpliktelse och myndighetsutövning ?

Svar: Myndighetsutövning är en myndighetsutövning. Medans rättslig förpliktelse är till exempel kraven i arkivlagen, bokföringslagen, skollagen.

Förtydligande kring intresseavvägning

Fråga: I dataskyddsförordningen anges att intresseavvägning inte gäller som laglig grund vid ”behandling som utförs av offentliga myndigheter när de fullgör sina uppgifter”. Detta tolkas av vissa som att intresseavvägning aldrig kan tillämpas av kommuner, men exakt hur det ska tolkas är inte klart och det finns olika uppfattningar. Hur ska jag tänka?

Svar: Min bedömning är att intresseavvägning inte kan åberopas av myndigheter. Men jag vill också tillägga att den frågan inte är prövad av någon domstol än eftersom lagstiftningen inte börjat gälla än.

I betänkandet , ny dataskyddslag SOU 2017: 39, särskilt sid 128-129 har den svenska utredaren i sina lagförslag utgått från att myndigheter generellt ska åberopa någon av de övriga grunderna i artikel 6 och att möjligheten att använda intresseavvägning sannolikt fallerbort. Eftersom detta är en EU-lagstiftning som ska tolkas och tillämpas konformt i alla medlemsländer så kan vi ännu inte säga säkert om det finns något utrymme eller inte vad gäller grunden ”intresseavvägning” i myndigheters behandling av personuppgifter.

Den rättsliga grunden "uppgifter av allmänt intresse" kan således nyttjas som rättslig grund för till exempel dagliga administrativa sysslor inom en myndighet, inklusive personaladministration och andra HR-frågor. Dessa frågor (HR-frågor) är inte myndighetens kärnverksamhet.

Begära ut personuppgifter

Att begära ut personuppgifter - vad gäller?

Fråga: Om någon begär ut personuppgifter via mejl, till exempel journalister, vad ska kommunen göra?

Svar: Någon begär ut personuppgifter med stöd av offentlighetsprincipen, alltså allmän handling. Det ska prövas på vanligt sätt , är det en allmän handling och det inte finns någon sekretess för uppgifterna, då ska det lämnas ut.

Om begäran om allmän handling kom in via mejl så väljer myndigheten själv om handlingen ska lämnas ut elektroniskt eller på papper via pappers post. Den enskilde har bara rätt att få papperskopia.

Kan jag lämna ut begärd info via post även om förfrågan kom via e-post?

Fråga: Hur vet man vilken praxis för GDPR som gäller på vad som får lämnas ut? Har man rätt att skicka info via brev även om handlingen begärs ut via mejl?

Svar: Om begäran om allmän handling kom in via mejl så väljer myndigheten själv om handlingen ska lämnas ut elektroniskt eller på papper via pappers post. Den enskilde har bara rätt att få papperskopia.

Dataskyddsombud

Behöver fristående förskolor ha dataskyddsombud?

Fråga: Behöver enstaka fristående förskolor ha egna DSO (dataskyddsombud)?

Svar: Enstaka fristående skolor har ett DSO. Men det behövs bara om de behandlar känsliga personuppgifter i stor omfattning.

Behöver kommunförbund ha dataskyddsombud?

Fråga: Behöver kommunförbund utan myndighetsutövning ha dataskyddsombud? Det vill säga inte kommunalförbund, men gemensam kommunal samverkans­organisation driven i föreningsform?

Svar: Kommunförbund, jag antar att den juridiska formen är Ideell förening. Inte solklart men jag bedömer att de inte är "myndighet eller offentligt organ".

Hantera personuppgifter

Hur hanterar jag uppgifter som särskild kost vid kurser?

Fråga: Kan man använda en öppen webbsida för att registrera anmälningar till kurser och samtidigt be personen registrera att den behöver särskild kost?

Svar: Det är en känslig uppgift och kräver en särskild kryssruta för samtycke.

Vilken typ av personuppgiftsbehandling är e-post?

E-post är en av flera typer av personuppgiftsbehandlingar. Enligt personuppgiftslagen faller e-post under undantaget för ostrukturerade personuppgifter (5 a §). Någon laglig grund behövs alltså inte idag inte för att behandla personuppgifter i e-post.

Undantaget upphör emellertid den 25 maj. Det krävs således därefter en laglig grund för behandling av personuppgifter i e-post. En stor del av den personuppgiftsbehandling som förekommer i en kommunal myndighets e-post kan hänföras till den lagliga grunden ”arbetsuppgifter av allmänt intresse” (art. 6.1 e) såvida innehållet eller ämnet berör de arbetsuppgifter myndigheten har att fullgöra inom ramen för den kommunala kompetensen, till exempel e-post i bygglovsärenden med invånare.

Även den lagliga grunden ”rättslig skyldighet” kan läggas till grund för behandling av personuppgifter i sådan e-post, t.ex. enligt dokumentationskrav i förvaltningslagen eller annan speciallagstiftning. Inom den verksamhet som kommuner bedriver frivilligt används ofta den lagliga grunden intresseavvägning. Den 25 maj upphör den möjligheten. Det följer av dataskyddsförordningen att myndigheter inte får åberopa denna lagliga grund när de fullgör sina uppgifter.

Regeringen har därför ansett att begreppet uppgifter av allmänt intresse ska ges en vidare betydelse (prop. 2017/18:105 s. 56). Med stöd av den lagliga grunden uppgifter av allmänt intresse kan myndighet således behandla personuppgifter inom den frivilliga verksamheten, om behandlingen är nödvändig, till exempel e-post inom kultur- och idrottsförvaltningen. Likaså för dagliga administrativa funktioner och åtgärder i den kommunala förvaltningen (prop. 2017/18:105 s. 61), till exempel e-post till och från kontaktpersoner hos leverantörer eller liknande.

Personuppgiftsansvarig

Är ett inkassoföretag personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde?

Fråga: Vi har ett inkassoföretag som hanterar krav-ärenden. De sköter inkassoärendena självständigt och tar in uppgifter från andra myndigheter för att kunna utföra sitt uppdrag. Dessa uppgifter kommer inte till kommunen. De anser sig inte vara personuppgiftsbiträden utan personuppgiftsansvariga.

Men jag skulle vilja säga att en leverantör kan vara både personuppgiftebiträde och personuppgiftsansvarig, men för olika uppgifter. Vi ska ju tala om i personuppgiftsbiträdesavtalet vad som är föremålet för behandlingen. Hur ska vi tänka?

Svar: Komplex fråga. Men inkassoföretag som hanterar kommunens
inkassoärenden för indrivning är normalt personuppgiftsansvarig för det de gör i sin verksamhet. Kommunen lämnar över sina ärenden som innehåller personuppgifter, för behandling hos inkassoföretaget för detta ändamål (driva inkassoärenden). Uppdraget från kommunen gäller ju inte behandling av personuppgifter här utan inkassoverksamhet.

Det är samma situation som för revisionsföretag, advokatbyråer, rekryteringsföretag m.fl som sköter uppdrag för kommunens räkning. Det vore en annan sak om inkassoföretaget fick åtkomst till kommunens ekonomisystem, då vore det såklart en biträdessituation.

Personuppgiftsbiträdesavtal

Vad gäller kring personuppgiftsbiträdesavtal?

Fråga: Kan en anställd i kommunen, till exempel chefen för intern IT ges ansvar för att för kommunens räkning ingå personuppgiftsbiträdesavtal för alla verksamheter i kommunen och för alla kommunens nämnders räkning.

Svar: Varje nämnd är ju personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. (KS kan i och för sig vara personuppgiftsansvarig för vissa kommunövergripande system som e-posten). I artikel 28 sägs att det är den personuppgiftsansvarige som ska anlita personuppgiftsbiträden. Om varje nämnd, till den i kommunen anställde IT-chefen, delegerar rätten att ingå biträdesavtal så blir det lagligt och korrekt.

Behövs biträdesavtal med systemleverantörer?

Fråga: Vi är med i ett kommunalförbund som hanterar våra it-frågor, upphandlarsystem. Vi har biträdesavtal med dem, behöver vi ha biträdesavtal även med systemleverantörerna (där förbundet varit upphandlad myndighet)?

Svar: Om det är Kommunalförbundet som har handlat upp och tecknat avtal med dessa systemleverantörer så är det kommunalförbundet som ska ha biträdesavtal med dessa.

Är kommunalförbund en myndighet?

Ja, ett kommunalförbund är en myndighet och inget annat.

Radering och rättelse

Radering av personuppgifter?

Fråga: Enligt GDPR har en person rätt att få sina personuppgifter raderade, Gäller detta även en kommuns socialregister?

Svar: Rätten att bli glömd är väldigt överdriven i media, det är en väldigt smal rätt som bland annat inte gäller inom socialtjänsten, hälso- och sjukvården, skolan, kreditupplysningsregister och så vidare.

Samtycke

Vad gör jag om personen inte kan ge samtycke?

Fråga: Angående samtycke, finns det nåt resonemang runt personer som inte kan lämna samtycke till exempel kognitiv funktionsnedsättning, demens?

Svar: God man med "rätt" uppdrag, eller förvaltare, kan samtycka i den registrerades ställe. Är någon annan grund tillämplig så ska man aldrig använda samtycket

Hur länge gäller ett samtycke?

Fråga: Angående samtycke. Hur länge gäller ett samtycke? Finns det några tidsbegränsningar? Måste ett samtycke vid något tillfälle förnyas?

Svar: Ett samtycke gäller så långe man har sagt att det ska gälla, i information som ska föregå samtycket. Till exempel bara 1 bild eller alla bilder under hela elevens tid i skolan. Kom dock ihåg att det går att återkalla. Dessutom har det nyligen kommit en vägledning från EU om samtycke, som bland annat säger att de menar att det är "god sed" att då och då "påminna" om samtycket. Vad det kommer att innebära i praktiken återstår att se.

Vad gäller kring bildhantering på webb?

Fråga: Om jag har frågat efter en bild till exempelvis en hemsida, kan det anses vara ett samtycke eller måste det vara mera formellt hanterat.

Svar: Om den som är på bilden ska samtycka så måste det gälla att hen samtycker till att bilden ska publiceras till exempel på en viss webbplats. Det räcker inte med att får jag använda bilden.