Frågor och svar (FAQ) - Kommun & politik

Kommunens organisation

Vad är en kommun?

En kommun är en del av Sverige och är en politiskt styrd organisation. Det är de förtroendevalda som har huvudansvaret för den kommunala verksamheten. Sverige är uppdelat i 290 kommuner. En kommun är begränsad till ett geografiskt område och är en personsammanslutning. Det vill säga kommunen har medlemmar som består av dem som är folkbokförda, äger fast egendom i kommunen, eller är taxerad för kommunalskatt i kommunen.

En kommun får själv ta hand om sådana angelägenheter av allmänt intresse som har anknytning till kommunens område eller deras medlemmar och som inte ska skötas enbart av staten, av en annan kommun eller någon annan.

Det kommunala självstyret ger kommunen stor frihet att själv bestämma om sin verksamhet. Men en kommun är skyldig att driva vissa verksamheter, medan andra verksamheter är frivilliga.

Det här måste kommunen erbjuda

  • Förskoleverksamhet och skolbarnomsorg
  • Förskoleklass, grundskola, gymnasieskola och särskola
  • Kommunal vuxenutbildning
  • Svenska för invandrare
  • Socialtjänst, inklusive individ- och familjeomsorg
  • Omsorg om äldre och funktionshindrade
  • Hälso- och sjukvård i särskilt boende
  • Stadsplanering och byggfrågor
  • Hälso- och miljöskydd
  • Renhållning och avfallshantering
  • Räddningstjänst
  • Vatten och avlopp
  • Bibliotek
  • Krisberedskap
  • Kollektivtrafik (tillsammans med landstingen)
  • Bostadsförsörjning


Det här är frivilligt för kommunen att erbjuda

  • Öppen förskola
  • Fritidsverksamhet
  • Byggande av bostäder
  • Energi
  • Hälso- och sjukvård i hemmet
  • Sysselsättning
  • Näringslivsutveckling
  • Kultur

Lagar och styrdokument

Offentlighet och sekretess

Vad innebär offentlighetsprincipen?

Offentlighetsprincipen innebär att alla har rätt att ta del av allmänna handlingar hos statliga och kommunala myndigheter. Samma sak gäller även hos kommunala bolag där kommunen har ett rättsligt bestämmande inflytande.

Vad är en allmän handling?

En allmän handling är en handling som har kommit in till eller är upprättad och förvarad hos en myndighet. Allmänna handlingar är enligt offentlighetsprincipen offentliga och tillgängliga för alla att ta del av, om det inte handlar om sekretessbelagda (hemliga) uppgifter.

Utgångspunkten är att handlingar som rör myndigheters verksamhet är offentliga, men enskilda uppgifter i handlingarna kan vara sekretessbelagda. Det spelar ingen roll hur handlingarna har skapats, distribuerats eller lagrats. Det är innehållet som styr om de är allmänna eller sekretessbelagda.

Vad räknas inte som en allmän handling?

Arbetsmaterial som till exempel minnesanteckningar (PM, andra anteckningar eller upptagning) som endast är till för ärendets presentation eller beredning räknas inte som allmänna handlingar. Inte heller utkast, koncept eller interna meddelanden inom en myndighet är allmänna. Detsamma gäller ojusterade protokoll eller tjänsteskrivelser som inte behandlats i nämnden.

Hur får allmänheten tillgång till allmänna handlingar?

Om du vill ta del av en allmän handling ska du vända dig till den myndighet som förvarar handlingen. Varje nämnd i kommunen tillhör en förvaltning och är en egen myndighet. Det betyder att om du vill ta del av en handling som till exempel rör grundskolan ska du kontakta utbildningsförvaltnignen i Ljusdals kommun. Du har rätt att läsa handlingen på stället (om den inte är hemlig). Det finns ingen fast tidsgräns för när en handling ska lämnas ut, men myndigheten kan inte vägra på grund av tidsbrist. Däremot måste myndigheten få den tid som behövs för att sekretessgranska handlingar som någon begär att få. Myndigheten kan också neka att sammanställa uppgifter som kräver betydligt mer än rutinbetonade åtgärder.

Måste jag identifiera mig för att få tillgång till allmänna handlingar?

Du har rätt att begära ut handlingar utan att berätta vem du är eller vad du ska ha handlingen till. Om vissa uppgifter är sekretessbelagda har myndigheten rätt att ställa frågor för att kunna göra en sekretessgranskning. Sekretessbelagda uppgifter kan i vissa fall lämnas ut med vissa villkor.

Kan jag få en kopia på handlingarna?

Alla handlingar som du har rätt att se har du också rätt att få kopior på. Kommunfullmäktige i Ljusdals kommun har beslutat om en taxa som gäller för kopior av allmänna handlingar.

Det är myndigheten som avgör om en handling ska skickas med e-post eller inte. Det finns inte någon lagstadgad skyldighet att skicka kopior på allmänna handlingar via e-post.

Så kan du överklaga kommunens beslut

Vem har rätt att överklaga?

Om du berörs av ett förvaltningsbeslut som gått emot dig kan du överklaga det ifall det är ett beslut som går att överklaga. Det framgår i själva beslutet om det går att överklaga. Vid förvaltningsbesvär kan domstolen pröva både beslutets laglighet och faktiska innehåll (lämplighet). Domstolen kan vid förvaltningsbesvär ändra det överklagande beslutet.

Det är bara du som är folkbokförd i kommunen, äger fastighet där eller är taxerad för kommunalskatt där som får göra laglighetsprövningar (Kommunallagen 1:4, 10:1). Vid laglighetsprövning kan domstolen endast pröva lagligheten, det vill säga kontrollera om det gått rätt till när beslutet meddelats eller om det strider mot lagen. Vid en laglighetsprövning kan ett beslut bara bli upphävt. Domstolen kan alltså inte ändra ett beslut som överklagats genom laglighetspröving.

Vilka tidsgränser gäller för överklagande?

Om du vill överklaga genom förvaltningsbesvär ska du lämna in en skriftlig överklagan till myndigheten som fattat beslutet inom tre veckor från att du fått ta del av beslutet. I skrivelsen ska du ange vilket beslut du överklagar och vilken ändring du begär. 

En begäran om laglighetsprövning ska du lämna in skriftligt till den förvaltningsrätt kommunen tillhör. Det innebär att om du vill klaga på beslut som Ljusdals kommun fattat ska du vända dig till förvaltningsrätten i Falun. Då ska du tala om vilket beslut det handlar om och varför du tycker att det ska prövas. Du måste lämna in överklagan inom tre veckor från det att kommunen anslagit det justerade protokollet över beslutet.

Myndighetsutövning

Har olika parter rätt att ta del av uppgifter i ärenden som rör myndighetsutövning?

När ett ärende handlar om myndighetsutövning mot en privatperson ska hen få reda på om någon annan lämnat in nya uppgifter i ärendet och få möjlighet att yttra sig över dem. Myndigheten är därför skyldig att låta den berörde få ta del av och kommentera uppgifterna. Men myndigheten får avgöra ärendet utan att personen fått yttra sig om:

  • avgörandet inte går emot personen
  • uppgiften saknar betydelse eller om åtgärderna inte behövs
  • ärendet rör tillsättning av tjänst, antagning för frivillig utbildning, betygsättning, tilldelning av forskningsbidrag eller något jämförbart och det inte rör prövning i högre instans efter överklagande
  • det kan innebära att det blir betydligt svårare att fatta beslut 
  • avgörandet inte kan skjutas upp

Myndigheten bestämmer om den enskilde ska få information muntligt, genom vanligt brev, delgivning eller på något annat sätt.

Krävs det att beslut motiveras?

När en myndighet fattar beslut i ett ärende som rör myndighetsutövning mot en privatperson ska myndigheten redovisa skälen till beslutet. Men det behövs inte om:

  • beslutet inte går emot någon part, eller om det av någon annan anledning inte är nödvändigt att informera om skälen
  • beslutet rör en tjänstetillsättning, antagning till frivillig utbildning, betygsättning, tilldelning av forskningsbidrag eller liknande
  • det är nödvändigt med anledning av att vissa sekretessbelagda uppgifter ska kunna skyddas
  • ärendet är så brådskande att det inte finns tid för beslutsmotivering
  • beslutet är så kallat normbeslut /om ärendet gäller meddelande av föreskrifter enligt 8:e kapitlet, regeringsformen och det inte gäller prövning i högre instans efter överklagande.

Om skälen utelämnas bör myndigheten informera om dem i efterhand om den enskilde begär det.

Jävsregler

Släktskapsjäv

En förtroendevald/anställd är jävig om ärendet angår hens make/maka, sambo, föräldrar, barn, syskon eller annan närstående eller om ärendets utgång kan ge särskild nytta eller skada för en närstående.

Ställföreträdarjäv

En förtroendevald/anställd är jävig om hen eller någon närstående representerar personen som ärendet gäller eller någon som skulle kunna ha nytta eller skada av ärendets utgång.

Ombuds- och biträdesjäv

En förtroendevald/anställd är jävig om hen varit ombud eller biträtt en person i ärendet mot ersättning. Den som fört talan som ombud för en part får därför inte handlägga ärendet.

Delikatessjäv

En förtroendevald/anställd är jävig om det finns andra skäl som kan riskera att hen är partisk i ärendet.

Jäv i kommunfullmäktige

En ledamot i kommunfullmäktige får inte delta i handläggningen av ett ärende som berör hen personligen eller hens make, sambo, föräldrar, barn eller syskon eller någon annan närstående.

Mutor

Det är inte tillåtet att ta emot mutor eller erbjuda mutor till andra. Lagen ställer särskilt höga krav på medarbetare i offentlig sektor. I Ljusdals kommun är riktlinjerna tydliga. Allt kommunen gör ska kunna redovisas öppet.

Situationer som rör myndighetsutövning och offentlig upphandling är mycket integritetskänsliga. Därför ska Ljusdals kommuns medarbetare se varje förmån som olämplig om den kan påverka beslut i jobbet. När domstolen prövar fall gör de alltid en samlad bedömning av alla omständigheter som har betydelse i det enskilda fallet. Det hjälper alltså inte att den som tagit emot en förmån kan visa att hen inte har påverkats.

Kommunens medarbetare uppmanas att vara särskilt försiktiga vid personliga erbjudande som måltider, konferenser och resor, eller mer dolda förmåner som till exempel inköp till ”självkostnadspris”. Om en måltid eller gåva är på gränsen är det bättre att tacka nej.

Exempel på rättsfall från andra kommuner

Här kan du läsa om några exempel från andra kommuner där medarbetare eller politiker tagit emot mutor.

Medarbetare inom hemtjänsten
En kvinna som arbetar inom hemtjänsten fick reda på att det äldre paret som hon arbetar hos skulle sälja sin bil. Kvinnans dotter fick köpa bilen för 3 000 kronor, trots att den hade värderats mycket högre. Vårdbiträdet fälldes för mutbrott och dottern för medhjälp.

Politiker
Två kommuner diskuterade och utredde frågan om att upphandla privata vård- och omsorgsutförare. Ett av företagen som var med i upphandlingen bjöd en politiker från vardera kommun på en konferensresa med biljetter till ishockey-VM i Helsingfors. Chefen på företaget dömdes för besticknin och politikerna dömdes för mutbrott.

Chef inom kommunalt bostadsbolag
Chefen tog emot 23,8 ton tegel, värt 85 000 kronor, av ett byggbolag för att använda till sin privata villa. Han betalade bara för frakten och syftet var att bolaget skulle gynnas i kommande upphandlingar. Chefen dömdes i tingsrätten för grovt mutbrott till sex månaders fängelse. Brottet kvalificerades som grovt eftersom han i egenskap av chef hade det övergripande ansvaret för upphandlingar. Mannen överklagade till hovrätten som lade ned ärendet eftersom brottet hann preskriberas.

Handläggare och upphandlingschef
Chefen på en byggfirma betalade för Ålandsresor, flera luncher och
kafébesök till ett belopp av närmare 8 000 kronor för en handläggare och en biträdande chef på kommunens upphandlingsenhet. Byggnadsfirmans chef dömdes för bestickning till dagsböter, handläggaren till villkorlig dom och dagsböter och den biträdande chefen till dagsböter.

Dataskyddsförordningen - GDPR

Vad är en personuppgift?

All slags information som direkt eller indirekt kan härledas till en fysisk person som är i livet.
Exempel:

  • Namn
  • Nummer (personnummer, samordningsnummer, bilens reg.nr. om den ägs av privatperson, telefonnummer, kontonummer m.fl.)
  • Bild
  • Röstinspelning
  • E-postadress
  • IP-adress

Vad är behandling av en personuppgift?

Behandling av personuppgift är allt man gör med personuppgifter.
Exempel:

  • Insamling och registrering.
  • Organisering och lagring.
  • Användning, utlämning, spridning.
  • Arkivering och radering.

När får du behandla en personuppgift?

  • När det finns en laglig grund.
  • När det är nödvändigt att behandla personuppgift.
  • När det finns ett syfte/ändamål med personuppgifterna.
  • Syftet får inte ändras.
  • Du får inte spara personuppgifterna längre än nödvändigt.
  • Du måste kunna visa att dessa principer följs.

Laglig behandling av personuppgift.

Behandling är endast laglig om åtminstone ett av följande villkor är uppfyllt:

  1. Samtycke
  2. Avtal
  3. Rättslig förpliktelse
  4. Skydd för grundläggande intresse
  5. Uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning
  6. Efter intresseavvägning


1. Samtycke

Enskilda kan ge sitt samtycke till att personuppgift behandlas för ett specifikt ändamål. Ex: Signera en samtyckesblankett vid fotografering och/eller inför namnpublicering. Barn under 13 år måste ha vårdnadshavares samtycke.

Samtycket måste vara frivilligt, det vill säga att den enskilde fritt kan välja ja eller nej. Dessutom måste maktförhållandet vara jämlikt. Du behöver också vara säker att den enskilde har förstått innebörden av samtycket. Ex. vid demens, funktionsnedsättning, omognad osv.

Tänk på att maktförhållandet ofta är ojämlikt i relation mellan myndighet och medborgare, mellan personal och brukare, mellan arbetsgivare och arbetstagare, mellan skolpersonal och elev.


2. Avtal

  • När behandling av personuppgift är nödvändig för att fullgöra ett avtal.

Ex: anställningsavtal.


3. Rättslig förpliktelse

  • Personuppgifter får behandlas när personuppgiftsansvarig ska fullgöra en rättslig förpliktelse.

Ex: lämna ut personuppgifter till myndigheter för redovisning av skatt och social avgifter.


4. Skydd för grundläggande intresse

  • När behandling av personuppgifter är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse.

Ex: Vid akutsjukvård. Detta är en ovanlig laglig grund inom kommunal verksamhet.


5. Uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning

Uppgifter av allmänt intresse är de uppgifter som kommunen enligt lag eller förordning har att sköta såsom de obligatoriska uppgifter som regeringen ålagt bl.a. kommuner: Social omsorg, skola, plan- och byggfrågor, miljö- och hälsoskydd, renhållning, vatten och avlopp, räddningstjänst, civilt försvar, bibliotek, bostäder.

Uppgifter av allmänt intresse är även kommuners frivilliga uppgifter: fritid, kultur, energi, sysselsättning och näringslivsutveckling.

Ex: Behandling av personuppgift är berättigat för de uppgifter en kommun enligt lag eller förordning har att sköta. Klasslistor, skolskjuts, hemtjänst, kö till musikskolan, personaladministration, biblioteksregister, bostadsköer osv. Dock måste behandlingen vara nödvändig också vid utförandet av uppgifter av allmänt intresse.

  • Att utföra en uppgift av allmänt intresse är alltså inte att utföra något som kan antas vara för allmänhetens intresse. Ex. att publicera information med namn och/eller bild på ljusdal.se, Facebook eller att lämna ut personuppgifter i en evenemangskalender.

Myndighetsutövning

  • När personuppgiftsbehandling är nödvändig för att utföra myndighetsutövning.

Ex: Myndighetsutövning är sådant som enligt lag ska utföras och som har rättsliga effekter för den enskilde såsom bygglov eller ansökan om ekonomiskt bistånd.


6. Efter intresseavvägning

Den här lagliga grunden är inte lämplig för myndigheter att stödja sig på. Det är lagstiftarens sak att genom lagstiftning tillhandahålla den rättsliga grunden för myndigheternas behandling av personuppgifter.

Ex. För myndigheter måste det framgå av lag om, och i så fall hur, personuppgifter ska behandlas; skollagen, lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten osv.

Vid en intresseavvägning bedömer personuppgiftsansvarig huruvida organisationens intresse väger
tyngre än den enskildes rättighet till integritet. En sådan bedömning ska alltid dokumenteras.

Vad är en känslig personuppgift?

  • Ras, etniskt ursprung.
  • Politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse.
  • Medlemskap i fackförening.
  • Personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv.
  • Biometrisk data, ex. fingeravtryck, iris eller röst.

Får jag behandla en känslig personuppgift?

Huvudregeln är att det är förbjudet, men det finns undantag som omfattar mycket av den behandling av personuppgifter som utförs av offentliga myndigheter:

  • När personen har lämnat sitt samtycke.
  • När behandlingen rör personuppgifter som på ett tydligt sätt har offentliggjorts av personen som berörs. Ex. En förtroendevald i en nämnd har redan offentliggjort sin politiska hemvist.
  • Vid tillhandahållande av social omsorg och hälso- och sjukvård.
  • När behandlingen är nödvändig för arkivändamål, statistiska-, historiska- eller vetenskapliga ändamål.

Vem är personuppgiftsansvarig i kommunen?

Varje nämnd är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas inom nämndens ansvarsområde.

Nämnderna är ansvariga både gentemot tillsynsmyndigheten Datainspektionen och gentemot de som fått sina personuppgifter behandlade, exempelvis vid skadeståndsanspråk.

Det är den personuppgiftsansvariges skyldighet att säkerställa att all behandling av personuppgifter följer dataskyddsförordningen GDPR.

Dataskyddsombudets uppgifter.

GDPR kräver att alla offentliga myndigheter utser ett dataskyddsombud. Ett gemensamt dataskyddsombud för samtliga nämnder är tillåtet. Dataskyddsombudets uppgifter är att:

  • Informera och ge råd inom organisationen och till personuppgiftsansvarig nämnd om vilka skyldigheter som gäller enligt GDPR.
  • Samla in information om hur organisationen behandlar personuppgifter och bevaka att reglerna följs.
  • Fungera som kontaktperson för Datainspektionen.
  • Fungera som kontaktperson för enskilda som får sina personuppgifter behandlade samt för personal inom organisationen.

Det är personuppgiftsansvarig nämnd i varje kommun som ansvarar för att GDPR:s regler följs. Dataskyddsombudet är alltså inte ansvarig för att reglerna följs.

Dataskyddsombud (DSO)
Kaj Laerum
dataskyddsombud@ljusdal.se