Ärendehantering

Informationsflödet i en kommun är omfattande. Handlingar kommer i form av brev från medborgare och myndigheter, internpost skickas mellan förvaltningar och handläggare, e-post skickas och tas emot till/från allmänheten, myndigheter, inom och mellan förvaltningar.

En viktig fråga är hur kommunen hanterar dessa handlingar. Lagen ställer krav på hur handlingar ska hanteras. Det främsta skälet till dessa lagkrav är att kommunen ska upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Majoriteten av de handlingar som hanteras är offentliga, vilket innebär att vem som helst har rätt att ta del av dem utan att förklara skälet till detta.

En förutsättning för att kunna ta del av allmänna handlingar är att man vet vilka som finns. Därför är myndigheten skyldig att hålla sina handlingar ordnade så att det är lätt att hitta bland dem. Myndigheten ska också lämna upplysningar om vilka handlingar som finns och om den verksamhet som bedrivs. För att hjälpa den som vill söka efter information ska man också kunna förklara vilken funktion handlingarna har, hur de sorteras, vilka register som finns, med mera.