Frågor och svar till "Låna en upp­handlare"

Här får du svar på frågor som kan uppstå gällande "Låna en upphandlare".

Hur bokar man en upphandlare?

Företaget vänder sig först till upphandlingsavdelningen på Ljusdals kommun. Vi tar det vidare i arbetslaget, där det bestäms vem som ska ta hand om just detta specifika möte. Den som blir ansvarig återkopplar till företaget, och tillsammans kommer man överens om när, var och hur det hela ska gå till.

Vad kostar det?

Vi tar inte betalt för tjänsten. Man kan säga att det kostar 1-1,5 timme i tid och engagemang, alltså så länge som mötet pågår.

Vad händer när man har bokat ett besök?

Den upphandlare som blivit utsedd i arbetslaget kommer kontakta företaget, och tillsammans kommer man fram till var, när och vad mötet ska innehålla. Olika företag kan ha lite olika önskemål om vad de vill lära sig mer om. Inför denna lansering har upphandlingsavdelningen arbetat fram ett underlag som blir en bas på varje träff, men därutöver skräddarsyr man utefter vilket företag det gäller och vilka områden de önskar svar på.

Kan flera företag boka tillsammans?

Om flera företag önskar så kan de boka tillsammans. Vi tror ändå att frågeställningarna kommer att bli specifika för olika företag, så det kommer troligen att vara vanligare med enskilda möten. Om intresse finns från, exempelvis en branschorganisation, så kommer vi gärna och pratar vid ett lämpligt tillfälle.

Kommer ni till företaget?

Det gör vi gärna. Det finns också möjlighet att hålla mötet i någon av kommunens lokaler om det finns önskemål om det. Vi är även öppna för webbmöten.

Varför gör ni det här?

Att ”Låna en upphandlare” är ett av flera olika sätt att nå ut till företagen som skulle kunna vara potentiella anbudslämnare då kommunen behöver upphandla en vara eller tjänst. Många företag har inte kommit i kontakt med offentlig upphandling tidigare, och då vill vi försöka underlätta för dem genom att ge dem kunskap och praktiska tips på hur man ser att en kommun behöver upphandla något och hur de kan komma vidare i processen med att också lämna anbud.

Hur fungerar verktyget? Måste man ha tillgång till dator?

Det digitala upphandlingsstöd som Ljusdals kommun använder sig av vid upphandlingar heter Kommers Annons och är webbaserat.

Det innebär att man skapar sig ett konto på och därefter kan hämta ut handlingar och att man också lämnar in anbud elektroniskt via datorn.

Grundregisteringen är kostnadsfri och det är alltså fritt för alla att hämta hem ett förfrågningsunderlag. Kommers erbjuder även vissa tilläggstjänster. Exempelvis kan du bevaka alla upphandlingar inom ett visst produktområde eller geografiskt område. Då får du automatiskt en notis när en upphandlande myndighet annonserar en upphandling inom det område du väljer att bevaka. Man kan även välja att prenumerera på sk. CPV-koder, koder som medger att man kan precisera vilken typ av varor/tjänster man vill få notis om.

Finns det något tillfälle då ni kommer säga nej till ett företag?

Ja, om kommunen eller våra kommunala bolag har lagt ut en annons på något vi önskar upphandla, och företaget tänkt lämna anbud på just denna förfrågan.

Då är det inte lämpligt att en upphandlare besöker företaget under pågående upphandlingsprocess eftersom det kan uppfattas som om upphandlaren hjälper detta företaget att få fördelar i upphandlingen.

Det är viktigt att man i en upphandlingsprocess behandlar alla anbudslämnare lika. Då skjuter vi istället på tillfället och bestämmer en mötestid efter att upphandlingen är genomförd.

Vi hjälper inte heller till med att praktiskt lämna anbud och/eller tolka ett underlag som ligger ute på annons (även om det rör en annan kommun).

De upphandlare som besöker företaget företräder Ljusdals kommun och inte någon av kommunens verksamheter specifikt. I vissa fall kan vi även företräda våra kommunala bolag.

Har du fler funderingar på förfrågnings­underlag?

Läs punkterna under fliken "Förfrågningsunderlag", förhoppningsvis får du svar på dina frågor där.

Gäller det en specifik upphandling som pågor ska alla frågor ställas genom upphandlingsverktyget enlig instruktionerna i förfrågan.

Du kan även kontakta Inköp på inkop@ljusdal.se