Ha god framförhållning och färdigställ anbudet i god tid men du kan avvakta med att lämna in anbudet tills det endast återstår ett par dagar av upphandlingsprocessen. Detta för att säkert kunna ta del av alla frågor och svar som ställs under annonseringstiden.

Under anbudstiden kan en anbudsgivare revidera och komplettera sitt anbud till sista dagen för inlämnande, som anges i annonsen.

Efter det är möjligheterna mycket begränsade, upphandlingsprocessen övergår till en ny fas och inkomna anbud är låsta.

Alla dokument och all information som efterfrågas i förfrågningsunderlaget måste finnas med i det anbud som lämnas in. Detta eftersom lagen om offentlig upphandling vanligtvis inte medger att leverantörer kompletterar sina anbud i efterhand.

Reservationer i anbudet kan i värsta fall leda till att anbudet förkastas. Ett exempel på en otillåten reservation kan vara att ett lämnat pris gäller endast under förutsättning att kommunen garanterar en viss inköpsvolym.

En reservation innebär att anbudsgivaren har gett sig själv en fördel gentemot övriga anbudsgivare som inte lämnat samma reservation. Om kommunen inte garanterar en viss inköpsvolym i förfrågningsunderlaget måste det lämnade priset gälla oavsett hur mycket kommunen ska köpa.

Istället för att lämna en reservation kan en leverantör till exempel fråga under anbudstiden om kommunen kan garantera en viss inköpsvolym eller inte om detta inte tydligt framgår av förfrågningsunderlaget.

Absolut sekretess för ett upphandlingsärende gäller från det att upphandlingen påbörjats till att kommunen är färdig med utvärderingen av anbuden. Sekretessen bryts först när tilldelningsbeslutet meddelas.

Tilldelningsbeslutet skickas till samtliga anbudsgivare och innehåller information om vilken anbudsgivare som har tilldelats kontraktet och anledningen till detta.

Efter att tilldelningsbeslutet har meddelats blir inkomna anbud offentliga handlingar. Det innebär att andra leverantörer kan begära ut handlingarna.

Om en leverantör vill sekretessbelägga uppgifter i inkomna anbud måste det framgå klart och tydligt av anbudet vilka uppgifter man önskar sekretessbelägga samt anledningen till detta, dvs

• vilka delar av anbudet som omfattas av begäran om sekretess
• var dessa uppgifter återfinns samt
• vilken skada leverantören skulle lida om uppgifterna röjs.

Kommunen kan, till följd av offentlighetsprincipen, aldrig garantera sekretess för uppgifter i lämnade anbud.

I och med att anbuden blir offentliga handlingar kan du begära ut konkurrenternas anbud och granska så att upphandlingsprocessen har gått rätt till. Om du tycker att kommunen har gjort fel och du har lidit skada av felet kan du ansöka om överprövning av upphandlingen. I första hand bör du dock ta upp dina synpunkter med kommunen – om kommunen har missat något vid utvärderingen eller på annat sätt brustit i upphandlingsprocessen finns möjlighet att återkalla och rätta ett skickat tilldelningsbeslut utan domstolsprocess.

Vill du ändå ansöka om överprövning gör du detta hos den förvaltningsrätt där kommunen har sin hemvist. En ansökan om överprövning måste i normalfallet ha inkommit under tiden för avtalsspärr (denna anges i tilldelningsbeslutet och är vanligtvis cirka 10 dagar lång) och innehålla de uppgifter och handlingar som anges på förvaltningsrättens hemsida.

Om du har vunnit ett ramavtal, fråga kommunen hur vi avser att kommunicera avtalet internt. Vanligtvis är vi förpliktigade att handla från den leverantör som vi har tecknat ramavtal med.

Eftersom det vanligtvis inte är upphandlaren som genomför avrop från ett tecknat ramavtal är det viktigt att säkerställa att kommunens beställare – som sitter längre ut i verksamheterna – får kännedom om det tecknade ramavtalet och att det är er som de ska vända sig till vid inköp.

I vissa upphandlingar samverkar med andra kommuner. Dessa upphandlingar pubiceras som vanligt på Kommers annos och på vår hemsida.

Vissa avtal sluts via ramavtal som upphandlas av nationella eller regionala inköpscentraler så som ADDA, Kammarkollegiet m.fl.

Om du inte har fått chansen att konkurrera om ett kontrakt se till att du på ditt konto i Kommers prenumererar på för din verksamhet relevanta notiser om kommande upphandlingar.

Det blir vanligare och vanligare att upphandlande myndigheter för dialog med leverantörer. Kommuner får föra dialog med enskilda leverantörer och det är till och med lämpligt för att säkerställa att man har en bra koll på marknaden innan en upphandling påbörjas. Givetvis under förutsättning att det slutliga förfrågningsunderlaget följer de upphandlingsrättsliga principerna om likabehandling.

Vill du informera om nyheter inom ditt företags verksamhetsområde inför en kommande upphandling kan du kontakta upphandlare i kommunen. Mer information om tidig dialog kan du hitta på Upphandlingsmyndighetens hemsida.